Penyerahan Arsip Statis 2020, Kementan Raih Peringkat 2
Pilarpertanian - Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian (Kementan) kembali melakukan kegiatan pemusnahan arsip di penghujung tahun 2020. Dari data yang dilaporkan, Kementan di tahun 2012-2020 trendnya positif untuk penyerahan arsip statis yakni meraih peringkat ke-2 antar Kementerian/Lembaga (K/L).
Direktur Akuisisi 1 Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rudi Anton mengapresiasi langkah yang dilakukan Kementan melakukan pemusnahan tersebut. Sebab menurutnya, arsip memiliki daur hidup sehingga pemusnahan arsip adalah suatu keniscayaan bahkan di UU 43 disebutkan bahwa pemusnahan arsip adalah suatu kewajiban.
“Dari segi ketaatan, Kementan mestinya peringkat pertama. Kementan mendapatkan Akreditasi dengan nilai AA yang lain belum ada yang nembus AA,” kata Rudi saat hadir pada kegiatan pemusnahan arsip di penghujung tahun 2020 Kementan, kemarin Rabu (30/12/2020).
Rudi menekankan pemusnahan arsip adalah upaya yang penting dalam proses birokrasi. Bayangkan dengan APBN yang tiap terus meningkat, penciptaan arsip dari belanja Rp 2.500 triliun dan tidak pernah dimusnahkan.
“Yang tercipta dari seluruh kementerian/lembaga yang terjadi inefisiensi, inefektifitas dan ketidakpastian hukum,” tuturnya.
Lebih lanjur Rudi mengatakan kedepan penyusutan arsip Kementan harus dilakukan secara by system, dimana sekarang masih statitis. Dengan demikian, sudah bisa diprediksi 2021 yang masuk gerbang ampera raya no.7/ ANRI apa saja, arsip apa saja dan berapa puluh ribu berkas di akhir 2021 arsip Kementan yang harus masuk usul musnah ke ANRI.
“Selang ini dikembangkan aplikasi SIMPAN (Sistem Informasi Penyelamatan Arsip Negara) yang mengkombinasikan antara kode klasifikasi ketika pemberkasan penginputan ketika masih aktif/inaktif dengan terkoneksi JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang ditanamkan dalam aplikasi. Ini terkoneksi dengan direktorat akuisisi, sehingga bisa diprediksi berapa luas rak yang harus disiapkan,” sebutnya.
Untuk diketahui, kegiatan pemusnahan tersebut di akhiri dengan penandatanganan berita acara dan pencacahan arsip secara simbolis dari masing-masing Eselon I. Di periode ke-2 ini yakni bulan Juli-Desember dilakukan pemusnahan arsip sebanyak 258.095 berkas yang berasal dari 6 Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Ditjen Hortikultura, Balitbangtan, BPPSDMP, Barantan dan Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan) dari mulai Unit Kearsipan I, II dan III.
Plt Kepala Biro Umum dan Perlengkapan, Kementan, Akhmad Musyafak mengatakan adapun pada periode pertama tahun 2020, bulan Juni lalu, telah dimusnahkan berkas sebanyak 348.787 berkas sehingga totalnya 606.882 berkas. Pelaksanaan pemusnahan ini, lanjutnya, merupakan tahap terakhir dari prosedur pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Dari mulai penyampaian daftar arsip usul musnah pada masing-masing satuan kerja, pembentukan panitia penilai arsip, penilaian oleh panitia, permohonan persetujuan pemusnahan arsip kepada ANRI, jawaban persetujuan dari ANRI, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dalam Kepmentan, hingga pelaksanaan pemusnahan arsip,” terang Musyafak.
Lebih lanjut Musyafak menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang tinggi kepada semua pihak yang telah bekerja keras mengelola arsip dinamis secara berkesinambungan. Demikian juga apresiasi dan penghargaan kepada ANRI selaku mitra strategis.
“Kementan sudah mencapai akreditasi tingkat paripurna yaitu AA, tapi ingat jangan merasa puas karena mencapai itu sulit tapi mempertahankan jauh lebih sulit. Masih banyak masukan yang dibenahi dan di tindaklanjuti. Adanya aplikasi SIMPAN harus di manfaatkan,” ujarnya.(ND)
