Kementan Musnahkan Arsip Yang Habis Masa Berlaku
Pilarpertanian - Kementerian Pertanian (Kementan) pada Jumat (3/7/20) melakukan pemusnahan arsip yang sudah habis jangka waktu penyimpanan atau retensi arsipnya. Kegiatan ini merupakan salah satu dari empat pilar yang menunjang pembinaan arsip yang terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip hingga sistem klasifikasi keamanan akses arsip.
Kasubbag Kearsipan, Eko Nugroho mengatakan kegiatan pemusnahan arsip tersebut dilakukan oleh Unit Kearsipan I Sekretariat Jenderal (Sekjen) Kementan yang diikuti oleh Unit Kearsipan II dan III lingkup Kementan. Jumlah Arsip yang dimusnahkan mencapai 348.787 berkas.
“Kegiatan pemusnahan ini sudah melalui tahapan kegiatan mulai dari penyampaian daftar arsip usul musnah hasil seleksi arsiparis pada masing-masing unit kerja,”ujar Eko setelah menerima secara simbolis box arsip dari masing-masing eselon lingkup Kementan.
Selain itu, kegiatan pemusnahan tersebut sudah sesuai dengan penilaian, verifikasi serta persetujuan dari Arsip Nasional RI dan Kepmentan tentang Penetapan Pemusnahan Arsip.
“Arsip tidak selamanya dijaga dan disimpan, arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi baik primer maupun sekunder dan tidak memiliki nilai guna kebuktian, nilai guna informasi dan nilai guna kesejarahan maka harus dimusnahkan,”ucapnya.
Dikesempatan tersebut, turut hadir Kepala Biro Umum dan Pengadaan Sekjen, Maman Suherman. Dalam sambutannya, ia mengatakan bahwa kegiatan pemusnahan arsip tersebut dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi dari Kementan dalam pengelolaan arsip.
“Manajemen pengelolaan untuk pemusnahan arsip harus dilakukan karena kalau tidak maka mungkin satu gedung Kementan sudah habis untuk simpan surat pertanggungjawaban,”katanya.
Sebelumnya, Kementan sudah memiliki prestasi dibidang kearsipan yang kategorinya terbaik. Menurutnya, pemusnahan merupakan salah fungsi pengawasan kearsipan di tingkat Kementan.
“Saya kira ini bagus, mohon nanti masing-masing Eselon I melaksanakan fungsinya terutama di kearsipan,” tuturnya.
Kedepan, Maman mengatakan akan mengembangkan arsip digital juga seperti video, foto kompres dan digitalisasi supaya filenya kecil dan bisa diperbanyak. Hal ini juga akan lebih bagus karna tidak memakan waktu dan ruangan, kalau sudah sistem online akan lebih mudah dicari.
“Jadi pelaksanaan arsiparis ini bisa berlanjut terus dalam rangka mengefektifkan dan mengefisienkan manajemen kearsipan maupun manajemen aset di masing-masing Eselon I,” tutupnya.(ND)
